Разработчики и поставщики программных продуктов для создания систем электронного документооборота, системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота. В их взаимодействии с практиками-управленцами в организациях накапливается уникальный опыт внедрения новых технологий, включая как примеры «лучших практик», так и не вполне удачных (по разным причинам) проектов. К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций.
Исходя из системного характера электронного документооборота, нам представляется важным комплексное рассмотрение вопросов его внедрения и применения. Ведь конечный эффект, преодоление тех или иных барьеров в применении электронных форм взаимодействия, зависит от учета указанных аспектов в их взаимосвязи.
В настоящее время свой вклад в системное представление об электронном документообороте вносят российские и зарубежные представители названных выше научных направлений, а также специалисты-практики в различных публикациях и выступлениях на конференциях по отдельным вопросам электронного документооборота. Определенная часть этих публикаций, непосредственно представленных в ссылках к настоящей книге, включена в список использованных источников и литературы (приводится в конце работы).
В настоящей книге рассмотрены в их взаимосвязи следующие аспекты перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту, а также параллельного обращения электронных и бумажных документов в сфере управления:
– документационный (документоведческий и архивоведческий);
– информационно-технологический;
– коммуникационный;
– организационно-управленческий.
Юридические аспекты электронного документооборота и вопросы информационной безопасности и защиты информации, являющиеся предметом многих специальных публикаций, в данной книге подробно не освещаются, а рассматриваются лишь в контексте комплексного анализа проблем перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.
Настоящая книга первоначально замышлялась как второе издание монографии автора «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному». Однако содержание этой книги, изданной в 2010 г., потребовалось пересмотреть с учетом динамичного развития данной сферы. Было необходимо принять во внимание, во-первых, качественные изменения информационных технологий за последние годы; во-вторых, развитие государственного регулирования в сфере применения электронных документов и оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме; в-третьих, новый опыт реального использования систем и технологий электронного документооборота, а также развитие научных взглядов на эту проблематику. В итоге содержание книги было полностью переработано и обновлено за счет использования новых законодательных и нормативных актов и публикаций по данной проблематике, дополнено новыми методологическими положениями, в том числе авторскими, и практическими примерами. Это позволяет предложить читателю данную книгу как новую работу, сохраняя некоторую преемственность в названии и содержании отдельных глав с предыдущей монографией автора.