Для хранения исходных данных, необходимых для работы, в программе «1С: Бухгалтерия 8» предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам нужно будет указать как минимум следующие сведения:
• название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);
• наименование контрагента по документу (которым является получатель ценностей);
• название склада, с которого отпускаются ценности;
• перечень отпускаемых ценностей.
Кроме того, иногда требуется указать также договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения, а для проведения документа по учету – счета бухгалтерского учета по дебету и по кредиту. Так вот: все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще каким-то способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника контрагентов, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры и т. д.).
Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Перед началом работы рекомендуется внести в справочники необходимый минимум сведений (кстати, некоторые данные будут автоматически внесены в соответствующие справочники после прохождения соответствующих этапов работы со Стартовым помощником, подробнее см. выше), а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.
В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:
• открытие окна справочника;
• переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;
• ввод или редактирование необходимых данных;
• сохранение введенных данных.
При необходимости содержимое справочника можно вывести на печать.
Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.
Для открытия окна справочника можно воспользоваться разными способами – это зависит от конкретного справочника. Но есть один универсальный способ, который можно использовать для открытия любого справочника. Он заключается в выборе справочника из общего списка справочников. Окно с этим списком изображено на рис. 1.11 и вызывается с помощью команды главного меню Операции►Справочники (учтите, что данная команда доступна только в режиме использования полного интерфейса, подробнее см. выше). В данном окне нужно выделить требуемый справочник щелчком кнопкой мыши и нажать кнопку OK.