Интенсивная подготовка к переговорам велась и в Александровой Слободе. Еще до отъезда послов оттуда 27 октября был отправлен гонец Захар Болтин[120]. Данная ему «наказная память» предусматривала игнорирование протокольных вопросов, неизбежных при его приеме в королевском лагере и ставила главной целью уведомить польско-литовскую сторону в твердом намерении Ивана Грозного начать переговоры[121]. Гонец повез грамоту Ивана IV Стефану Баторию и «опасную грамоту» для проезда послов к месту переговоров. Болтина сопровождали доверенное лицо и переводчик Поссевино Полонский. 12 ноября они прибыли в королевский лагерь[122].
15 ноября Болтин предстал перед Баторием в его шатре[123]. Король как всегда не встал при произнесении царского имени и не спросил о здоровье государя. Прием прошел чисто формально, гонец ответил, что у него не имеется «речей помимо грамот». Собственно, никаких «речей» и не требовалось. Главное заключалось в принципиальном согласии обеих сторон начать переговоры. На следующий день состоялась краткая аудиенция гонца у Поссевино[124]. В тот же день гонец был «на отпуске» у короля. Литовский канцлер О. Волович вручил королевские листы московскому государю и «глейт» – «опасную грамоту» для проезда послов. Однако место проведения переговоров не было согласовано.
17 ноября, получив документы от Поссевино, 3. Болтин выехал из королевского лагеря. Путь его лежал в Новгород, куда должны были прибыть русские послы – князь Роман Петрович Елецкий и Роман Васильевич Алферьев-Нащокин. Этот выбор царя оказался на удивление удачным – оба, особенно князь Елецкий, проявили себя как первоклассные дипломаты. Приговор об отправлении датирован 3 ноября 1581 г.[125] Посольство отбыло из Александровой Слободы в тот же день[126]. Послы двигались в Новгород, куда прибыли 19 ноября[127], и там задержались. Переговоры могли сорваться, так как у послов пока не было «опасных грамот» для продвижения по занятой войсками Речи Посполитой территории. Послы нервничали – они не имели сведений о том, насколько успешным было пребывание в королевском лагере гонца Болтина.
Наконец 21 ноября в Новгород благополучно прибыл 3. Болтин с «опасными грамотами». Однако место и сроки проведения переговоров согласовали только 1 декабря, когда в Новгород из королевского лагеря под Псковым прибыл гонец, сын боярский Федор Бегичев с посланием от Поссевино. Местом проведения переговоров был выбран Запольский Ям, по определению В. В. Похлебкина «местечко между г. Порховым и той частью Псковского уезда, которая называется Завеличьем и где проходит гряда водораздела между реками бассейна р. Великой и бассейна р. Шелони