. Оба метода основываются на популярном
правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот, т. е. нужно направлять свои основные усилия на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, и именно они относятся к разряду важных.
Первым методом является «АВС-анализ». По данной методике: А-задачи – это самые важные, кроме того, на их реализацию требуется всего 10% времени, но весомость А-задач трудно переоценить, поскольку именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%! В-задачи – это задачи средней важности, на них приходится примерно 20% по требуемому на исполнение времени и 20% – по значимости. А вот С-задачи требуют не менее 70% времени, но польза от них в совокупности не более 10%.
Второй метод – способ сочетания параметров «важность и срочность».
Просмотрев список дел, необходимо проанализировать их сравнительную важность и срочность. После этого все дела можно разделить следующим образом:
1) А – важные и срочные;
2) В – важные и несрочные;
3) С – неважные и срочные;
4) D – неважные и несрочные.
Такая градация волей-неволей заставит призадуматься. Первое время трудновато расставлять приоритеты и распределять дела, но впоследствии будет все легче и легче, а затраченные усилия окупятся.
Ставший классиком менеджмента Питер Друкера призывал не только к анализу, но к и смелости. Кроме того, рекомендуется использовать такие принципы:
1) ориентируйтесь на будущее, а не на прошедшее;
2) концентрируйтесь на целях и потенциальных выгодах, а не на трудностях, они бывают у всех;
3) выбирайте свой собственный путь, а не испытанную и зашарканную «проторенную» тропу;
4) ставьте перед собой высокие цели, которые дают возможность круто изменить ситуацию, а не те, что «надежны» и легко достижимы.
Следует помнить, что не нужно пытаться распланировать все! Ведь это жизнь, которая может преподносить нам множество неожиданных сюрпризов, приятных и не очень. Повсеместный контроль одному человеку неподвластен! Глупо полагать, что чем больше времени ты затрачиваешь на планирование, тем больше времени экономишь. После определенного предела эффективность планирования резко падает. Как и во всем, здесь важно не переборщить. Специалисты рекомендуют жестко планировать лишь 60% своего рабочего времени, 20% оставлять для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% вообще предполагают свободную творческую деятельность.