Расположите абзацы в порядке значимости
Помните, человек, который проводит много времени за компьютером, обращает больше внимания на начало документа, чем на его конец. Первое предложение он может прочесть целиком, но ближе к концу он скорей всего будет просто выхватывать из текста отдельные слова. Это еще одна причина располагать информацию в порядке значимости.
E-mail начинают с ключевой мысли. Остальной материал разбивают на абзацы и упорядочивают с учетом важности. Как сказал мне один вице-президент: «Самое главное – первая фраза. Все остальное – просто детали».
Облегчите восприятие технической информации – разбейте ее на кусочки
Профессиональный жаргон бизнеса – лексика, которую используют специалисты, – может оттолкнуть даже компетентного заинтересованного адресата. Даже если вы знаете значение тех или иных слов, жаргон вызывает отвращение. А незнакомые термины окончательно отбивают желание вникать в написанное.
Чтобы не отпугнуть адресата, разбейте текст, изобилующий специальными терминами, на кусочки. Это поможет сориентироваться в незнакомой информации, не захлебнувшись в пучине неведомого.
Даже если получатель не знаком с профессиональным жаргоном, небольшие абзацы и короткие предложения воспринимаются гораздо проще.
I accept… You’ve got a green light to…
OK… I’ll give you my approval on…
Do it… I’m alright with that…
I agree… You have my OK on…
I approve… Proceed with…
I concur… Go ahead and…
Муки пера
Многие профессионалы теряются, когда нужно написать e-mail. Перечислим самые распространенные ошибки:
• цель письма обозначена только в конце;
• созданный в спешке текст получается неряшливым и невнятным;
• автор излагает суть дела так подробно, что мысль тонет в море деталей;
• текст не разбит на абзацы;
• автор опускает важную информацию, чтобы не наделать ошибок;
• нужная информация подается в неправильном порядке;
• одни и те же сведения повторяются без нужды;
• автор избрал неподходящий стиль или язык;
• письмо отправляется без редактирования и проверки орфографии.