Разбейте длинное письмо на несколько коротких
Адресату удобнее прочесть несколько коротких писем по разным вопросам, чем изучать пространный текст обо всем сразу. В длинном письме труднее выделить главное – основные мысли становятся менее четкими. Короткий текст доходчивее, а его структура проще.
Не углубляйтесь в историю
E-mail требует лаконичности, поэтому ограничьтесь самыми необходимыми сведениями. Историю вопроса изложите во вложенном файле.
Сильные мира сего немногословны
Во многих компаниях прослеживается общая тенденция: чем выше должность отправителя, тем короче его письма. Разумеется, есть информация, без которой не обойтись, чтобы изложить суть дела. Но зачастую письма изобилуют лишними подробностями. Помните: тот, кто уверен в своей правоте и облечен властью, не разжевывает каждую мысль.
Не пишите обо всем подряд
Будьте осмотрительны! В каждой компании есть конфиденциальная информация. Обмениваться ею в письменном виде можно только с разрешения юридического отдела.
Подобные вещи желательно обсуждать по телефону, а еще лучше при личной встрече. Едва ли вы сможете проконтролировать, кто будет читать ваше письмо.
Говорит босс…
• Что пытается сказать этот человек?
• Почему нельзя нанимать тех, кто умеет выражаться внятно?
• Почему они не пользуются проверкой орфографии?
• Пабло вроде бы умный парень, почему он не может связать двух слов?
• Я считал, что Эльза – лучший кандидат на эту должность, но, прочитав ее опус, призадумался.
• Надо ли повышать человека, который пишет такие ужасные письма?
• К этому письму я вернусь позднее, сейчас у меня нет времени в этом разбираться.
• Почему никто не умеет редактировать написанное?
Самые разные люди часто допускают одну и ту же ошибку. Они думают, что длинные фразы и витиеватый слог – показатели образованности и профессионализма. Не зря же они потратили на обучение уйму денег. Они так старались обогатить свой словарь. Они успешно прошли тесты, – SAT[1], а возможно и GMAT[2]. Они занимались по ночам, вместо того чтобы развлекаться. Они трудились не покладая рук. Они грызли гранит науки. А в книгах, которые они читали, всегда встречались длинные слова и сложные предложения.
Наверняка умному образованному человеку подобает использовать именно такой стиль.
Это глубочайшее заблуждение. Длинные слова и сложные предложения уместны в учебниках или бумажных письмах, но не в электронной почте. Книги пишутся для размышлений, а функция деловой переписки – быстрый обмен данными. В первом случае вы размышляете над прочитанным, во втором – поддерживаете диалог.