Образцы приказов по кадрам - страница 14

3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;

4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;

5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;

6) текст;

7) подпись составителя с указанием должности.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.

Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.

Докладные записки подразделяются:

1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.

Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31) или продольное (рис. 32).

Рис. 31. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов.

Рис. 32. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов.

Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):

• констатирующей.

В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;

• анализирующая.

Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;

• резюмирующая.

Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.