5. По географическому признаку.
Группировка документов проводится по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
6. По хронологическому признаку.
Группировка документов проводится по определенному периоду времени. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• подлинники отделять от копий;
• годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
• в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии);
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии, заверительную надпись, отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:
1) основной документ и относящиеся к нему приложения;
2) документы, возникающие по мере решения вопроса.
Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.