дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание;
виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
резолюция документа — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
текст официального документа — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа;
предприятие работы с документами – предприятие документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот – движение документов в предприятия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ; отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его предприятия;
регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом предприятия или резолюцией;
дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела