Образцы приказов по кадрам - страница 7

В случае рассылки документов более четырех адресатов, составляют список рассылки документов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например, при адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес(рис. 9).

Рис. 9. Образец написания адресата с указанием почтового адреса.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (рис. 10).

Рис. 10. Образец написания адресата – физического лица.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы о чем (о ком), например, «Приказ о создании аттестационной комиссии» или чего (кого), например, «Должностная инструкция менеджера по персоналу».

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Оформлять текст документа можно в виде:

1) анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например, «имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;

2) таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;

3) связного текста. Связный текст, в основном, состоит из двух частей:

• в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;

• во второй, заключительной части – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы – только распорядительную часть без констатирующей части, а письма и заявления, лишь просьбу без пояснения.