Для отражения приема физического лица на работу по трудовому договору в программе «1С: Зарплата и кадры» предназначен документ «Прием на работу» (меню «Документы» – пункт «Прием на работу»). Реквизиты документа можно заполнить непосредственно в экранной форме или воспользоваться для заполнения Помощником приема на работу (меню «Документы» – пункт «Прочие кадровые приказы» – подпункт «Помощник приема на работу»). В первом случае пользователю необходимо понимать назначение реквизитов документа и порядок их заполнения. При использовании Помощника необходимая информация запрашивается в режиме диалога и по шагам. При этом Помощник подсказывает, какую информацию необходимо ввести в обязательном порядке при отражении приема на работу, а какие данные можно ввести позже.
В документ «Прием на работу» переносятся все согласованные в трудовом договоре условия, а также дополнительные сведения, необходимые для учета труда и расчета заработной платы.
Аналоги бумажных приказов о приеме на работу должны дублироваться в программе. В течение года всем кадровым документам единым нумератором присваивается очередной номер. Даты документов реквизит «от» должны совпадать с бумажной копией. В программе дата по умолчанию соответствует рабочей дате, то есть рабочему дню, в течение которого документ был зарегистрирован в программе (меню «Сервис» – пункт «Параметры» – Закладка «Общие»)
Реквизит «Сотрудник» представляет собой ссылку на элемент справочника «Сотрудники». В этой связи информацию о работнике, с которым работодатель вступает в трудовые отношения, сначала вносят в справочник «Сотрудники».
Во всех документах, относящихся к вновь принимаемому работнику (кроме внутренних совместителей) должен быть проставлен его табельный номер. В программе табельным номером является код элемента справочника «Сотрудники». Так же в справочнике хранится информация о физических лицах, с которыми организация заключает договора гражданско-правового характера.
Соответствие даты, указанной в трудовом договоре и даты приема на работу (поле «Принять с») обязательно. Если трудовой договор с работником подразумевает временную или сезонную работу и заключается на определенный срок, то заполнение реквизита «по» должно осуществляться в момент заключения договора, если же работник принят на постоянную работу, то реквизит оставляют незаполненным.