Руководители филиала и представительства назначаются органом общества, уполномоченным на это в соответствии с учредительными документами общества. Руководители должны действовать на основании доверенности, выданной обществом. Согласно пункту 20 Постановления Пленумов ВС и ВАС РФ № 6/8 полномочия руководителя филиала (представительства) не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале (представительстве) и т. п., либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала, а должны быть удостоверены именно доверенностью.
При оформлении доверенности должны быть соблюдены требования статьи 185 ГК РФ, а именно она должна быть подписана руководителем общества; содержать все необходимые данные, включая дату ее выдачи, при отсутствии которой доверенность признается недействительной; должна быть скреплена печатью общества. Бывает так, что руководители филиалов, имеющие полномочия на заключение договоров от имени общества, заключают их от имени филиала. Постановление Пленумов ВС и ВАС РФ № 6/8 в данном случае разъясняет следующее. Согласно пункту 20 этого постановления при разрешении спора, вытекающего из договора, подписанного руководителем филиала (представительства) от имени филиала и без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, следует выяснять, имелись ли у руководителя филиала (представительства) на момент подписания договора соответствующие полномочия, выраженные в положении о филиале и доверенности. Сделки, совершенные руководителем филиала (представительства) при наличии таких полномочий, следует считать совершенными от имени юридического лица.
Необходимо также учитывать, что руководители филиала и представительства вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу с соблюдением правил, предусмотренных статьей 187 ГК РФ.
Поскольку филиал и представительство действуют от имени создавшего их общества, то есть не выступают в качестве самостоятельного субъекта гражданского оборота, то и ответственность за их деятельность (включая обязательства, принятые от имени общества) несет создавшее их общество. В то же время на имущество, переданное филиалам и представительствам, может обращаться взыскание по долгам общества.