Производя вышеперечисленные операции, вы будете поддерживать вашу клиентскую базу данных в удобном и полезном для работы состоянии.
Еще можно дать несколько рекомендаций, которые также помогут вашей работе с клиентами:
1) приобретите для офиса мощную, современную, а главное – новую оргтехнику: устаревшие, слабые и давно произведенные компьютеры склонны к поломкам. Представьте, если все ваши компьютеры сломаются разом и соответственно все данные, имеющиеся внутри них, будут потеряны. Сколько сил, времени и денег будет затрачено на восстановление бесценной информации, вам объяснять не стоит. Так что излишняя бережливость может повлечь за собой огромные проблемы;
2) создайте определенную схему контактов с определенными клиентами; человек, ответственный за принятие решения, или оказывающий воздействие на принятие решения; человек, наводящий справки, или покупатель; активный или пассивный клиент. Схематично представленные контакты упростят работу операторов. Они будут точно знать, как, куда и к кому обращаться с конкретным предложением, сообщением или вопросом;
3) озаботьтесь долгосрочным планированием – организуйте календарь сезонных продаж, обращений и рассылок. Благодаря этому вы сможете лучше контролировать сотрудников, работающих с клиентами, и контакты с клиентами будут более размеренными и непрерывными. Датированный план работы с VIP-клиентами особенно важен, поэтому обратите на него особое внимание;
4) назначьте сотрудника, ответственного за содержание баз данных, и еще одного сотрудника, ответственного за планирование и все сопутствующие действия. Это дает два положительных момента. Во-первых, когда человеку присваивают статус «ответственный», он начинает работать более ответственно и относиться к делу более серьезно. Во-вторых, когда есть конкретные лица, отвечающие за какое-либо дело, есть с кого спросить за ошибки;
5) предельно внимательно относитесь ко всем, даже незначительным на первый взгляд мелочам (думаю, этот пункт пояснять необязательно).
Подводя итоги, можно сказать, что если база данных создана правильно и за ней должным образом «ухаживают», то она станет для вас достойным помощником в бизнесе. Хорошую клиентскую базу данных можно сравнить с хорошим деловым партнером. Соответственно плохо сделанная, не получившая должного внимания база данных создаст вам лишние проблемы. Поэтому лучше вообще не иметь никакой базы данных, чем сделать ее некачественно, с устаревшей и неверной информацией, спустя рукава. Следите за своими базами данных, как за детьми или нежными растениями, и вы обеспечите половину успеха вашего дела.