Как правило, на практике время презентации ограничивается определенными рамками, которые зависят от целей презентации, степени заинтересованности аудитории и временных возможностей слушателей. Временные ограничения также могут накладываться регламентом мероприятия, в рамках которого осуществляется презентация. У каждой презентации свой баланс времени, соответствующий ее задачам, ситуации и готовности слушателей. Поэтому в любом случае при подготовке презентации надо продумать баланс времени и потом его придерживаться.
Обычно презентация длится от 10 до 30 минут, но исходя из конкретной ситуации могут быть рекомендованы следующие временные рамки:
– презентация предприятия не более 20 минут (на выставке около 5 мин);
– презентация проекта 15–20 мин;
– презентация товара 10–15 мин;
– самопрезентация не более 10 мин.
Желательно заранее запланировать время для ответов на вопросы. Поскольку именно в этой части презентации выступающий проходит проверку на устойчивость и квалификацию.
Если перед презентацией вас поставят в известность, что продолжительность выступления должна быть сокращена, ужимать следует основную часть выступления, по возможности сохранив введение и заключение.
Следует также учитывать распорядок рабочего дня той организации, где проходит презентация. Не планируйте презентацию, обсуждение которой может затянуться на время, близкое к обеденному перерыву или концу рабочего дня. Временные рамки предстоящей организации можно обсудить с представителем принимающей организации, а так же уточнить состав участников.
Чтобы спланировать длительность всей презентации и отдельных ее частей, необходимо выбрать баланс времени между частями презентации. Не стоит затягивать презентацию даже на минуту больше, чем это предусмотрено регламентом. Лучше закончить ее на минуту раньше.
Планируя презентации, следует помнить, что ничто никогда не идет так, как было задумано и чем больше заготовок «на всякий случай», тем больше вероятности, что все будет по-вашему.
2.3. Место проведения презентации
Судьба всегда на стороне разумных.
Еврипид
Требования к помещению зависят от предполагаемого количества слушателей, от их состава и от задач презентации.
Организаторы презентации должны продумать следующие моменты:
– как долго продлиться презентация;