В зависимости от преследуемых целей, совещание может принимать следующие формы:
– инструктивное – дать информацию;
– исследовательское – собрать информацию;
– совещательное – обеспечить информацией;
– консультативное – обменяться взглядами или мнениями;
– коллегиальное – принять решение.
Главными особенностями официального совещания являются установленные правила и процедуры, протокольные записи предыдущих заседаний и список тех, кто имеет право присутствовать на нем. Многие организации работают с использованием системы комитетов, члены которых действуют как представители различных подразделений или заинтересованных групп. За основу проведения совещаний и заседаний принимается повестка дня.
Повестка дня – это перечень подлежащих обсуждению тем, обеспечивающий определенную структуру совещания или заседания. Если повестка дня плохо составлена, то совещание (заседание) будет мало результативным. Приблизительно за две недели до совещания секретарь извещает постоянных членов о необходимости представления пунктов повестки дня. Повестку дня устанавливает председательствующий, основываясь на представленных пунктах.
При определении последовательности рассматриваемых вопросов учитываются следующие факторы:
– логическая последовательность – зависимая тема должна стоять ниже той, от которой она зависит;
– простые пункты рассматривайте первыми – прежде чем переходить к более сложным вопросам, давайте ход простым вопросам;
– бесспорные пункты рассматривайте первыми – это даст возможность разобраться с ними быстро;
– присутствие заинтересованного лица – если отсутствует заинтересованное лицо, имеет смысл перенести вопрос;
– менее важные и менее срочные вопросы рассматривайте последними – в случае нехватки времени эти вопросы можно будет снять с повестки дня и решить эти вопросы другими способами.
У председательствующего может иметься расширенный вариант повестки дня с заметками, которые помогают проводить совещание гладко. Повестка дня председательствующего должна также включать в себя предполагаемое распределение времени по каждому пункту.
Если совещание или заседание проводится не в соответствии с заранее запланированным графиком, следует осуществить рассылку повестки дня не позднее, чем за неделю до совещания.
Во время заседания секретарь ведет протокол, который потом становится окончательным отчетом о заседании.