Для правильного расчета среднесписочной численности работников необходимо определить, какие категории работников должны участвовать в подсчете.
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организации, получавшие заработную плату в данной организации.
Списочная численность работников определяется на основании ежедневного учета численности работников по данным табеля учета использования рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13), на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора и др. (формы № Т-1, Т-5, Т-6, Т-8).
В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.
В списочную численность целыми единицами включаются все те работники, трудовые книжки которых должны храниться в организации, например, работники:
• фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
• находившиеся в служебных командировках (включая зарубежные), если за ними сохраняется заработок в данной организации;
• не явившиеся на работу по болезни, в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
• принятые на работу с испытательным сроком;
• надомники,
• направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
• временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
• студенты-практиканты, если они зачислены на должности;
• студенты и аспиранты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением (полностью или частично) заработной платы, а также находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
• находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках в соответствии с законодательством, коллективным или трудовым договором;
• имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку при суммированном учете рабочего времени или получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;