Наконец, документ признается пригодным для использования, если его можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать в соответствии с потребностями компании в документированной информации, например в целях отчетности. В конечном счете, как отмечается в Стандарте, каждый документ, применяемый в повседневной деятельности компании, должен правильно отражать то, что сообщено (решено)[4], или изложенное в его содержании действие.
Рассмотрим далее основные требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документов компании.
Глава 2
Требования к содержанию документов
Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-дело-вого языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:
♦ сведения об авторе документа;
♦ сведения об адресате;
♦ сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);
♦ сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;
♦ сведения вспомогательного (справочного) характера.
Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским[5]. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.
В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем.
Связный текст – это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам[6].
Анкетная форма (анкета) представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).