Конечно, если предприятие эксплуатирует только легковые автомобили, ему совсем не нужно вести учет топлива по моточасам. Но, несомненно, необходимо вести учет горючего по пробегам, считать износ автошин, списывать запчасти на ремонт и проч. Очевидно, что те же процедуры проходят и в компании, выполняющей грузовые автомобильные перевозки. Кроме того, еще ведется учет перевезенных грузов, заявок от заказчиков. В строительной организации, которая имеет тяжелую технику, существует дополнительная специфика – это учет топлива в моточасах, иногда по двум двигателям. Однако все эти предприятия могут использовать одну и ту же информационную систему. Более того, в организациях, эксплуатирующих смешанные парки, диспетчер может работать с одним и тем же окном при выписке путевых листов для легковых автомобилей, грузовиков, автобусов и тракторов.
Таким образом, создается единое информационное пространство, где все данные стекаются в общую базу. Образно говоря, ИС можно описать как большой шкаф с кучей разных полочек и ящичков, где все всегда на своих местах и под рукой. Причем информация, один раз введенная в базу данных, может быть использована в совершенно разных задачах. Например, по пробегу из путевого листа информационная система сразу же рассчитает расход топлива по норме. Затем, если расчет доходов ведется по километражу, то тут же можно узнать заработанную автомобилем сумму. Программа автоматически сложит пробеги и укажет о необходимости проведения ТО и замене покрышек. Как известно, горючее, ТО и резина являются частью всех совокупных переменных затрат. А в некоторых предприятиях к ним можно отнести зарплату водителей, так как она также может вычисляться на основании пробегов. В результате, введя один раз в программу путевой лист, сразу можно получить данные о доходах, затратах и, соответственно, рентабельности.
Концепция единого информационного пространства АТП существует уже довольно длительное время, с тех пор как в нашей стране появилась вычислительная техника. Еще с середины 70-х гг. ХХ века велись работы по разработке автоматизированных систем управления (АСУ) автотранспортом. В эпоху, когда не было персональных компьютеров, существовали центры обработки данных (ЦОД) с большими ЭВМ, в которые информацию загружали с помощью перфокарт. Естественно, такая автоматизация происходила только в крупных организациях больших городов, например, таких, как Главмосавтотранс. На них решались задачи по закреплению потребителей за поставщиками и клиентуры за автотранспортными предприятиями, маршрутизации перевозок, составления расписаний для автобусных парков. Велись работы по составлению программного обеспечения для проведения расчетов трансфинплана, анализа производственно-хозяйственной деятельности автотранспортного предприятия. Однако в плановом социалистическом хозяйстве широкое внедрение АСУ на автопредприятиях особого распространения не получило. В первую очередь, очевидно, из-за небольшой заинтересованности самих транспортников, так как не было острой необходимости считать рентабельность и повышать эффективность. Кроме того, сказывалось сильное отставание производства отечественной вычислительной техники.