3.2. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом
Цель делопроизводственного обеспечения – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:
• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
• печать документов по кадровым вопросам;
• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• контроль за исполнением документов;
• передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.
В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором – децентрализованным.
На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ – во всех подразделениях, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается на секретаря руководителя кадровой службы или назначается ответственное лицо из числа ее работников.
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.
В системе управления персоналом внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:
• плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплата труда и т. д.);
• первичная учетная (по учету труда и заработной платы);
• отчетно-статистическая (по численности, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т. д.);
• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т. д.);