Документация – это способ первичного наблюдения и контроля за хозяйственными операциями. Ни одна запись в бухгалтерском учете не может быть сделана без соответствующего оформления ее документом.
Документация обеспечивает достоверность и точность данных бухгалтерского учета, что является важнейшим условием осуществления строгого контроля за выполнением плановых заданий и сохранностью имущества организации.
Между данными учета и фактической действительностью, несмотря на документальное обоснование записей всех операций, в хозяйственной практике иногда возникают расхождения. Это вызывается ошибками в учетных записях, неточностями при отражении отпуска ценностей и хищениями. Кроме того, имеются такие процессы, которые не могут быть оформлены документами непосредственно в моменты их возникновения, например естественная убыль материальных ценностей в результате их усушки, утруски, распыла и порчи.
Чтобы проверить соответствие данных учета фактической величине средств, выявить не зафиксированные в документах процессы и обеспечить реальность учетных показателей, в бухгалтерском учете применяется способ инвентаризации. Этот способ является необходимым дополнением к документации, позволяющим сопоставить фактические данные с учетными и выявить расхождения. Инвентаризация является также важным средством контроля за работой материально ответственных лиц, законностью совершаемых ими операций. Все это направлено на обеспечение сохранности имущества организации.
Для дальнейшего отражения в учете и обобщения разнородных хозяйственных операций их необходимо выразить в едином измерении. Это осуществляется с помощью их оценки.
Оценка является способом денежного выражения (на основе натуральных и трудового измерителей) объектов бухгалтерского учета. Натуральные показатели, содержащиеся в первичных документах, переводятся в денежные путем умножения установленной цены на количество, указанное в документе.
Для управления хозяйственными процессами требуется строгий подсчет всех затрат, связанных с их осуществлением. При этом нужно установить не только величину каждого вида затрат, но и их общую сумму, относящуюся к конкретному объекту, т. е. исчислить себестоимость учитываемых объектов. Это достигается применением в учете такого способа, как калькуляция.