Двойная запись. В результате фактов хозяйственной жизни происходят изменения активов организации и их источников.
Каждый факт хозяйственной жизни вызывает изменения не менее чем в двух статьях баланса на одну и ту же сумму. Таким образом, каждый факт хозяйственной жизни приводит к двум экономическим явлениям и поэтому затрагивает две статьи баланса. Отражая факт хозяйственной жизни в текущем учете, необходимо фиксировать оба вызываемых им явления. Для этого сумму по факту хозяйственной жизни необходимо записывать в двух счетах, соответствующих двум затрагиваемым ими статьям баланса. Такая запись производится способом двойной записи, которая состоит в том, что факт хозяйственной жизни записывается минимум в двух взаимосвязанных счетах: по дебету одного и кредиту другого счета в одинаковых суммах.
Принцип двойной записи является одним из основных способов (элементов) метода бухгалтерского учета, обеспечивающим отражение оборота объектов бухгалтерского учета во взаимосвязи с их назначением и источниками образования. Материальной основой двойной записи является двойственность самого хозяйственного процесса. Двойная запись обусловлена диалектической сущностью каждой хозяйственной операции, ее двойственностью. Так, расход определенного материала одновременно с его уменьшением на складе означает увеличение производственных затрат, т. е. стоимости будущего продукта, увеличение стоимости материалов, полученных складом от поставщиков, означает одновременно и увеличение кредиторской задолженности поставщикам за материалы.
Посредством двойной записи на счетах устанавливается связь между объектами учета, что позволяет осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью организации, управление ею.
Обобщая вышеизложенное можно сказать, что двойная запись представляет собой способ взаимосвязанного отражения фактов хозяйственной жизни одновременно на дебете одного счета и кредите другого в одинаковых суммах. Двойная запись, возникшая еще в средние века, до сих пор не потеряла свое определяющее значение в организации бухгалтерского учета как в условиях ручного счетного труда, так и при механизации и автоматизации бухгалтерского учета.
Приведем примеры двойной записи операций на счетах.
Операция 1. В кассу производственного предприятия поступило по чеку с его расчетного счета 70 000 руб. Эта операция затронула две статьи баланса – “Касса” и “Расчетные счета”. При этом должны быть отражены два экономических явления: увеличение денег в кассе и их уменьшение на расчетном счете. Операция увязывает два объекта учета и поэтому записывается в двух счетах – 50 “Касса” и 51 “Расчетные счета”. В кассе произошло увеличение денежных средств. Этот счет активный, так как на нем отражаются средства. На активных счетах увеличение записывается по дебету, поэтому сумму данной операции надо записать в дебет счета 50 “Касса”. На расчетном счете произошло уменьшение денежных средств. Этот счет тоже активный. Уменьшение же на активных счетах показывают по кредиту, поэтому эту же сумму операции необходимо записать и в кредит счета 51 “Расчетные счета”. Эта запись будет выглядеть следующим образом: