Хронологическая запись фактов хозяйственной жизни часто предшествует их систематической записи на бухгалтерских счетах, т. е. в данном случае они производятся раздельно в хронологическом порядке в регистрационном журнале, а затем систематизированно по соответствующим счетам.
В последнее время в условиях совершенствования и упрощения бухгалтерского учета получило широкое распространение объединение хронологической и систематической записей. Особенно оно рационально в условиях применения в учете современной вычислительной техники. При этом значительно сокращаются и упрощаются учетные записи, уменьшается возможность и вероятность допускаемых ошибок в записях.
Одним из путей сокращения учетных записей, а, следовательно, уменьшения объема учетной работы является составление бухгалтерских записей на группу однородных операций, т. е. в учете отражается не каждая отдельная операция на основании соответствующего документа, а сумма по группе однородных операций. Для этого однородные факты хозяйственной жизни подбираются, группируются за определенный период (неделю, декаду, месяц), по ним подсчитывается общий итог и делается одна общая запись. Так уменьшается количество записей по счетам.
Обобщение данных текущего бухгалтерского учета. Для проверки правильности ведения бухгалтерского учета, а также для руководства хозяйственной деятельностью необходимо иметь обобщенные данные. На счетах имеются такие сведения только по отдельным объектам учета: видам средств, их источникам и хозяйственным процессам. Для получения общей характеристики хозяйственной деятельности предприятия, общего обзора состояния и движения хозяйственных средств необходимо свести вместе показатели о всех учетных объектах.
Для проверки правильности учетных данных и их обобщения применяют различные способы. Выбор того или иного способа зависит от применяемой техники учетной регистрации. Одним из наиболее распространенных способов проверки и обобщения учетных данных, получения показателей в сгруппированном виде являются оборотные ведомости. Они составляются отдельно по синтетическим и аналитическим счетам.
Графически оборотные ведомости представляют собой таблицы с несколькими графами. Ознакомимся сначала с формой, порядком составления и назначением оборотной ведомости по синтетическим счетам (табл. 1.4).