Сальдовые ведомости открываются в начале года и ведутся, как правило, в течение его. В них показывается состояние материальных ценностей на конец каждого отчетного и начало следующего месяца. Таким образом, по этим данным можно видеть динамику развития запасов в течение года.
Оборотная ведомость по счетам синтетического учета может быть составлена по шахматной форме (см. табл. 1.3). Шахматная оборотная ведомость отражает не только обороты по счетам, но и их корреспонденцию, взаимосвязь, т. е. она позволяет установить, откуда получены ценности или куда они направлены, содержание увеличений и уменьшений отдельных источников средств.
В шахматной оборотной ведомости обороты на счетах группируются по корреспондирующим счетам. Однократная запись, сделанная в каждой клетке (графо-строке) пересечения строки очередной колонкой, отражает определенную корреспонденцию счетов. Каждая сумма шахматной оборотной ведомости одновременно характеризует собой и дебетуемый, и кредитуемый счет. В шахматную оборотную ведомость вносятся итоги оборотов каждого счета с одинаковой корреспонденцией (например, несколько раз было отражено поступление сырья и материалов от поставщиков и т. п.), в соответствующую клетку шахматной оборотной ведомости записывается итог этих сумм.
После записи в ведомость дебетовых оборотов по всем счетам в корреспонденции с кредитуемыми счетами подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов. При этом обороты по кредиту оказываются автоматически вписанными в соответствующие кредитовые колонки, так как при записи сумм по дебету счетов они одновременно попадают и в кредит корреспондирующих с ними счетов.
Основное назначение шахматной оборотной ведомости заключается в проверке правильности применяемой в течение месяца корреспонденции счетов по фактам хозяйственной жизни и выявлении сумм с неправильной корреспонденцией. Тем самым посредством проверки корреспонденции счетов выясняется содержание совершаемых операций. Например, можно установить не только общую сумму перечисленных с расчетного счета средств, но и направления их использования. Корреспонденция кредита счета “Расчетный счет” с дебетом счета “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” показывает уплату поставщикам за полученные материалы, а с дебетом счета “Касса” – получение наличных денег в кассу для выплаты заработной платы работникам. Корреспонденция же с дебетом счета “Расчеты с персоналом по оплате труда” в данном случае была бы неправильной, так как заработная плата с расчетного счета не выплачивается, а выдается из кассы предприятия. Бывают ошибочные записи, которые невозможно выявить с помощью шахматной оборотной ведомости. Так, если сумма записана с неправильной корреспонденцией счетов (для данного факта хозяйственной жизни), но такая корреспонденция в принципе допустима, то ее выявить невозможно. На практике шахматная оборотная ведомость применяется редко, в основном на малых предприятиях, где используется ограниченное число синтетических счетов. Однако принцип шахматной записи, заключающийся в однократном отражении хозяйственных операций, при соблюдении способа двойной записи имеет большое значение. Он положен в основу применения отдельных технических приемов учета, методов обобщения записей, характерных для передовых форм учета. Однократность записей исключает их дублирование и существенно сокращает трудоемкость учетных работ. Принцип шахматной записи позволяет лучше понять сущность бухгалтерских записей при соответствующих формах бухгалтерского учета. Например, большинство регистров журнально-ордерной формы учета имеют шахматную форму графления.