Краткость – это качество речи, которое проявляется в отборе языковых средств для выражения главной мысли. Так как внутренний процесс мышления довольно сумбурен, научитесь делать короткую паузу перед словесным выражением мысли, продумывая основной смысл содержания сказанного, определите цель (для чего и кому нужна эта информация), подчеркивая главное. Непродуманная мысль может подвести вас и выдать ненужную информацию, импульсивную оценку. При деловом общении важно умение кратко излагать свои мысли. Чтобы избежать многословия, необходимо избавиться от слов, не несущих смысловой нагрузки и засоряющих язык.
Выразительность – это качество речи, благодаря которому осуществляется воздействие на эмоции и чувства. К речевым средствам выразительности относят тембр голоса, тон, интонацию, длительность и частоту пауз.
Эти характеристики отнюдь не элементарны и очень трудно поддаются изменению, т. к. они реализуются в речи в основном автоматически, часто несознательно. Кроме того, их значение и впечатление, которое они производят на партнера, очень неоднозначны.
Торопливость, вызываемая робостью, является одним из наиболее распространенных серьезных недостатков речи. Слишком быстрая речь может расцениваться как безразличие к собеседнику. Необходимо дать слушателю время, чтобы вникнуть в содержательные моменты сообщения.
Голос может быть высоким и низким, громким и тихим, приятным и неприятным для слуха. Тембр голоса дается нам от рождения, но внести некоторые усовершенствования все же можно: высокий и крикливый голос следует понижать, громкий – приглушать, следить, в каких интонациях он звучит приятнее.
Если тембр голоса мало поддается усовершенствованию, то его тон – целиком продукт наших усилий.
Тон голоса выражает наше эмоциональное состояние, а также отношение к происходящему. Одно и то же слово, произнесенное разным тоном, может восприниматься по-разному.
В деловом общении принят тон любезно-нейтральный, т. е. приветливый, но не слишком эмоциональный. Голос не должен выдавать случившихся с вами неприятностей или звенеть от счастья.
В отличие от тона интонация относится к конкретному высказыванию и выражает то, что отражено на письме знаками препинания (вопрос, восклицание и т. д.).
Особое внимание нужно уделять правильному произношению сложных слов, некоторых имен и фамилий. Для этого всего лишь необходимо внимательно их прочитать. Ошибки в собственных именах стоят дорого, они воспринимаются носителями имен как проявление пренебрежения и способны испортить отношения между людьми.