Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При авторитарном стиле руководства некоторые участники, стремясь протащить свои проекты, действуют напористо.
Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:
1) оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих;
2) постоянно поддерживать разговор;
3) немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения;
4) выслушивать мнение всех оппонентов;
5) нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы;
6) при необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?»;
7) чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.
Для сохранения единства участников совещания:
1) разрядить обстановку в конфликтной ситуации;
2) не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;
3) защищать того, кто имеет меньше опыта, работает недавно;
Для мобилизации участников совещания:
1) не расслабляться самому и не давать выключаться из работы другим;
2) избегать повторов;
3) не оставлять без внимания даже самое незначительное предложение, если оно хоть как-то поможет делу.
Для фокусировки внимания на обсуждаемой задаче:
1) основываться на фактах;
2) записывать вносимые предложения;
3) выстраивать их так, чтобы в глазах присутствующих складывалась целостная картина.
Для активации участников совещания:
1) в целях усиления доказательности тех или иных положений ставить дополнительные вопросы;