Наконец, когда все ограничения установлены, можно включить защиту, нажав кнопку «Да, включить защиту» в нижней части окна «Защита документа».
После того как заготовка формы создана (и сохранена как шаблон), следует запомнить, что теперь для внесения каких-то изменений в форму ее нужно открывать как шаблон, т. е. в окне «Шаблоны» (если шаблон сохранен в папке шаблонов Word по умолчанию) или из заданного пользователем местоположения («Создание из существующего документа»). После того как необходимые изменения внесены в форму, файл следует сохранить именно как шаблон, а не как документ (программа будет по умолчанию сохранять файл именно как документ Word, а не как шаблон). В этом случае пользователь получит только один документ с изменениями формы, а сам шаблон останется по-прежнему неизменным.
Для того чтобы не ошибиться при сохранении, нужно использовать список «Тип файлов» в окне сохранения при сохранении и в окне открытия при открытии.
Для того чтобы внести изменения в защищенный (заблокированный) документ, нужно сначала снять защиту, запустив одноименную команду в меню «Сервис».
Следующий этап – собственно создание формы, т. е. помещение в нее специальных элементов формы (текстовых полей, флажков, полей со списком, параметров полей формы, таблиц, рамок, затенений полей, защиты формы).
Все эти элементы собраны на специальной панели инструментов – на панели «Формы».
Текстовое поле помещает на страницу документа выделенную область для ввода произвольного текста. Флажок (его еще называют галочкой) используется для выбора вариантов из представленного ряда. Аналогично устроено поле со списком. Разница заключается в том, что здесь для выбора список сначала нужно развернуть. Кроме списка или ряда вариантов, в форму может быть добавлена таблица с заданным количеством столбцов и строк, а также вставлена рамка для выделения текста или области. Размер и положение рамки могут быть изменены. Для того чтобы помещаемые на страницу поля отличались от остальных элементов документа и были заметны, используется затенение полей. Если эта кнопка панели «Формы» нажата, то все помещаемые на документ поля затеняются.
Для того чтобы блокировать документ, для внесения любых изменений (кроме ввода информации в поля формы) используется кнопка «Блокировка» (она имеет вид висячего замка).