Разные юридические документы имеют разное юридическое значение ― одни позволяют восстановить нарушенное право, другие способствуют грамотно разрешить юридическое дело, для третьих документы могут повлечь негативные последствия (например, приговор суда). Юридическое значение документ приобретает только, если используется в юридической практике. Юридические документы могут создавать не только юристы-профессионалы, но и лица, не имеющие опыта составления таких документов. Например, договор может быть заключен в письменной форме между двумя гражданами. Создание юридического документа ― это комплекс действий субъектов юридической практики. Множество документов издается в ходе деятельности уполномоченных субъектов публичного управления. Их волеизъявления являются обязательными для тех лиц, кому данный документ адресован. Но любое волеизъявление в юридическом документе должно быть законным.
Важным признаком юридического документа является его вовлеченность в процесс правового регулирования. Механизм правового регулирования – это совокупность юридических средств. Часто такими средствами выступают юридические документы. Юридические документы сопутствуют всем стадиям правового регулирования. Особую роль в механизме правового регулирования играет закон. Кроме закона, нормы права зафиксированы и в других юридических документах ― нормативных правовых актах (Указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, приказах и инструкциях министерств).
Такой признак, как вовлеченность в правовое регулирование, позволяет признать в качестве юридических документов различные виды письменных доказательств, документов личного характера. Например, паспорт не только идентифицирует личность, но и позволяет человеку свободно передвигаться в пределах государства, выезжать за рубеж, заключать договоры, т. е. позволяет быть задействованным в правовых отношениях. Многие юридические документы непосредственно направлены на общение между субъектами права ― постановления, протоколы, рапорты, справки, уведомления. Правила их оформления и подготовки регламентируются нормативными правовыми актами. Наряду с официальными юридическими документами особую роль играют служебные документы, которые могут и не иметь юридического значения. Это служебные письма, справки неправового характера, докладные записки.