Внимание!
Важное отличие вложения от гиперссылки состоит в том, что при добавлении файла как вложения в базе данных Access создается копия этого файла. При этом изменения, внесенные при редактировании вложенного объекта, никак не отражаются на содержимом исходного файла в файловой системе, а изменения в файле не переносятся автоматически на объект, хранимый в базе данных. Напротив, при создании гиперссылки на файл копия не создается, при щелчке кнопкой мыши на гиперссылке открывается сам файл («оригинал»).
Следующее свойство поля, которое будет рассмотрено, – это формат отображения данных в поле.
Форматы отображения данных
Одно и то же значение поля, хранимое в базе данных, можно по-разному отобразить на экране (в таблице, отчете и др.). Если вам не подходит представление данных, установленное по умолчанию, вы можете изменить формат отображения. Для этого используется свойство Формат поля на вкладке Общие в нижней части конструктора таблицы.
Внимание!
Применение формата отображения данных не влияет на хранимые в базе данных значения полей. Меняется только «внешний вид», то есть способ отображения данных.
Формат отображения настраивается по-разному для различных типов данных.
Начнем с рассмотрения текстовых форматов.
Формат текстового поля и поля MEMO
Для полей, содержащих текст, значением свойства Формат поля является строка, в которую вы можете включить специальные символы:
• > – содержимое поля отображается прописными буквами (верхний регистр);
• < – содержимое поля отображается строчными буквами (нижний регистр);
• @ – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то отображается пробел;
• & – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то ничего не отображается.
Кроме того, после формата отображения текста через точку с запятой можно указать формат для пустого поля.
Например, вы зададите для поля Телефон формат (&&&) &&&-&&-&&;”Нет телефона”. При этом введенное значение 4951221212 отображается как (495) 122-12-12 (но в базе данных все равно хранится 4951221212!), а в поле, в которое не введено значение, показан текст Нет телефона. Если для поля Статус задан формат >&;”не определен”, то слово «срочный» выглядит как СРОЧНЫЙ, а в незаполненном поле выводится строка