Аналогично вопрос с назначениями-перемещениями на региональные номенклатурные должности решался и в республиках, краях и областях, где требовалась санкция своего местного высшего партийного органа (ЦК республики, крайкома или обкома). После произведенного назначения следовало уведомить об этом Отдел кадров НКВД СССР.
Таким образом, переписка по кадровым вопросам была весьма обширна и требовала тщательного соблюдения партийно-административного бюрократического порядка. Работникам отдела кадров во все времена важно было угадать мнение партийного и наркоматовского руководства, его симпатии и антипатии к претендентам на выдвижение и даже к бывшим работникам органов внутренних дел, о чём мы наглядно убедимся при дальнейшем нашем повествовании. Интересно, что в том случае, когда назначенный («выдвинутый») на руководящую должность работник успешно справлялся с порученным ему делом, заслуга в том присваивалась партии, которая правильно и умело расставляла кадры. Если руководитель с поставленными перед ним задачами не справлялся либо допускал уголовные или аморальные проступки, то всегда в этом виноватыми оказывались его непосредственные начальники и плохо работавший отдел кадров, а партия, ранее санкционировавшая назначение провинившегося, была вроде бы совсем и ни при чём.
Согласно инструкции НКВД, принимать на работу в систему органов внутренних дел допускалось лишь «вполне грамотных только членов и кандидатов в члены ВКП(б) и членов ВЛКСМ». При этом направляться «абитуриенты» должны были через соответствующие партийные органы. Кандидат в чекисты представлял написанную от руки (образец почерка) автобиографию, заполнял анкету специального назначения и листок по учёту кадров. Партийную и деловую характеристики с прежнего места работы органы НКВД запрашивали сами. Без полной спецпроверки анкетных и биографических данных зачислять «новичка» на должность и допускать к работе категорически запрещалось. Принимать работников на временную (даже техническую) работу для подмены ушедших в отпуск или заболевших не допускалось. Тем, кто зачислялся в кадры, присваивалось специальное звание, соответствовавшее его должности. Например, как мы видели выше, Круглов С.Н. сразу стал майором госбезопасности. Увольнение из кадров могло происходить «в запас» (если по возрасту работник мог ещё быть использован на работе в военное время), «вовсе со службы» (при невозможности дальнейшего использования работника по компрометирующим материалам, приговору суда или Особого совещания, а также в связи с арестом и нахождением под следствием) и «в отставку» (по возрасту или состоянию здоровья). А в общем, как любили шутить весельчаки, приписывая это высказывание товарищу Сталину: у работников органов госбезопасности имелось только два пути – либо на выдвижение, либо в могилу.