Если закупки вовлекаются в процесс на этапе проблемы или на финале размещенного заказа, экономический результат зависит от переговорного таланта закупщика, но вероятно, не будет таким эффективным, когда проводятся конкурентные торги.
Итак, для командной работы маркетолога и закупщика оба должны говорить на одном языке, а польза закупок должна быть понятна и интересна маркетологу. Закупщик в свою очередь, должен мыслить широко и понимать, каков должен быть результат по качеству, сервису, срокам, а не только по цене.
Рассмотрим пример по закупке промо-упаковки. Помимо традиционного тендера на закупку картонной промо-упаковки, закупщик детально разобрался в бизнес-процессах маркетинга и увидел, что одним из слабых звеньев является следующая коммуникация: дизайнер-маркетолог-производитель упаковки. Формат файлов дизайнера не всегда подходил к техническим требованиям типографии, а маркетолог забывал добавить в дизайн корректный текст (состав, адрес изготовителя и т.д.), взяв его из отдела сертификации. В итоге, бесконечная пересылка разных версий файлов затягивала срок, а финально напечатанный тираж упаковки содержал устаревший текст, который требовалось заменять либо перепечатывая весь тираж, либо путем нанесения стикеров с корректной информацией. И первое, и второе создавало дополнительные затраты.
Закупщик предложил во-первых, соединить коммуникацию дизайнера и производителя напрямую (минуя пересылки через маркетолога), а во-вторых, добавил в договор с производителем упаковки KPI по скорости и качеству сервиса по координации согласования дизайна. Т.к. при несоблюдении KPI счет поставщика пропорционально уменьшается, контрагент был заинтересован в скорейшей финализации вопросов по дизайну и достижению качественного результата.
В третьих, закупщик предложил финализировать текст, обязательный к нанесению на упаковку, до начала, а не во время коммуникации между дизайнером и производителем упаковки.
Эти решения позволили сократить время от начальной отправки дизайна заказчиком до сдачи тиража поставщиком на склад на 25%. При этом исчезли дополнительные затраты на перепечатку тиражей с некорректным текстом.
В этом примере закупщик шагнул дальше своей области задач, а не остановился на проведенном тендере на закупку упаковки. Т.к. предложения закупщика облегчили бизнес-процессы внутри маркетинга, маркетолог начал воспринимать отдел закупок как эффективного командного игрока, а не бюрократический элемент.