Четвертый параметр оценивает коммуникации и вовлеченности между закупками и остальными отделами. Отдел закупок формализует в бумагах уже сделанный другим отделом выбор поставщика? Это хронически плохое здоровье… Отдел закупок участвует в разработке НИОКР, предлагая более эффективные по цене ингредиенты (компоненты, оборудование, др.)? Здоровье в превосходном состоянии.
И наконец, пятый параметр – интеграция закупок в стратегическое планирование и бюджетирование. Однажды в одном проекте оценки департамента закупок мы начали анализ как раз в период постановки стратегических корпоративных задач в этой компании. Каково же было мое удивление: представители департамента закупок, включая его директора, не только не присутствовали на стратегических сессиях планирования и бюджетирования, но и не имели никакой информации о будущих планах. Предпосылкой этого явились низкая вовлеченность закупок в другие отделы и отсутствие полномочий принятия решений (четвертый и первый параметры).
Таким образом, системная оценка состояния «здоровья» департамента закупок может быть проведена по рассмотренным пяти параметрам, каждый из которых взаимосвязан. Далее, имея «диагноз» желательно провести следующие действия для «выздоровления» закупок:
– сегментировать управляемый закупками бюджет по категориям (категорийный менеджмент),
– разработать закупочные стратегии по категориям закупок (можно начать с ключевых наиболее крупных категорий),
– определить проблемы в процессах, коммуникациях, организационной структуре и разработать их решения,
– разработать план изменений (повышения эффективности) департамента закупок, определив приоритетные инициативы, сроки и ответственных лиц по каждому действию,
– резюмировать выше указанные действия в бизнес-кейс и оценить размер необходимых инвестиций (например, на внедрение электронной системы закупок, курсы повышения квалификации, др.).
Важно, что реализовав рассмотренные нами изменения и «выздоровев», следует продолжать совершенствовать закупки и искать новые эффективные решения. Т.е., вести «здоровый образ жизни» в закупках или continuous improvement process (процесс постоянных улучшений).
Место закупок в «пищевой цепи»
Каково место департамента закупок в организационной структуре компании? Поддерживающую или стратегическую функцию выполняет отдел? Закупки должны создавать условия для принятия решения другими отделами или выполнять роль лидера в экономических вопросах компании?