Отдельные проекты, процессы и операции могут выполняться как в рамках основной деятельности, так и в рамках обеспечивающей деятельности.
Проекты, которые организация выполняет в отношении своей деятельности, называются ВНУТРЕННИМИ, а проекты, выполняемые по заказу другой организации – ВНЕШНИЕ.
Управление проектами отличается от управления процессами и операциями в части применяемых методов и инструментов управления. Это следует из различия проектной и процессной деятельности.
Процессная (операционная) деятельность направлена на выполнение повторяющихся операций, характеризуется высокой степенью определённости, чётким набором результатов, низкими рисками, отсутствует временное ограничение (процессы могут выполняться в течение всего времени существования организации). Соответственно, процессное управление подходит в тех случаях, где организация достигает своих целей за счёт выполнения стандартизованных и регламентированных процессов.
Проектная деятельность характеризуется повышенным уровнем неопределённости и, следовательно, рисками. Неопределённость может проявляться во всём – в понимании требуемых результатов, оценке сроков и требуемых ресурсов и т. д. Методы и инструменты проектного управления направлены на устранение этих неопределённостей, на упорядочивание деятельности в рамках проекта, на обеспечение контроля и управляемости в процессе получения результата. В этом суть проектного управления.
Проектное управление – это деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов. Можно сказать, что проектное управление – деятельность по целенаправленному и системному применению методов и инструментов проектного управления для достижения целей проекта.
Таким образом, проектное управление применимо там, где достижение целей организации осуществляется за счёт выполнения проектов и связано с временными и ресурсными ограничениями, а результаты деятельности уникальны. К проектно-ориентированным видам деятельности можно отнести информационные технологии, консалтинг, высокотехнологичное производство, государственное управление и другие.
В дополнение можно сказать, что в виде проектов также целесообразно осуществлять деятельность, связанную с изменениями в организации, например, при изменении структуры организации или процессов её деятельности, а также, если деятельность осуществляется в уникальных условиях, например, требуется уникальный состав команды или к результатам деятельности предъявлен специфический, отличающийся особой сложностью, набор требований и/или ограничений, накладывающих особые условия на подходы к выполнению работ.