Страны – получатели ленд-лиза должны были подавать заявки на требуемые поставки, а затем согласовывать их с представителями госдепартамента и специально созданного управления по ленд-лизу, которые, в конечном счете, определяли размеры и направления помощи. После этого оформлялось двустороннее соглашение (протокол), именовавшееся «Расчетом по взаимной помощи». Оно предусматривало следующую систему ленд-лизовских расчетов:
– материалы, уничтоженные во время войны или непригодные для дальнейшего употребления, не подлежат никакой оплате;
– материалы, оставшиеся после войны и пригодные для гражданских нужд, оплачиваются полностью или частично в порядке долгосрочного кредита;
– военные материалы остаются в странах-получателях, правительство США сохраняет за собой право истребовать их;
– оборудование, не законченное производством к концу войны, и уже готовые материалы, находящиеся на складах в США, могут быть приобретены государствами-заказчиками, причем американское правительство предоставляет кредит на его оплату.
Руководство программой ленд-лиза было поручено комитету при кабинете министров в составе госсекретаря, министров финансов, обороны и военно-морских сил. В реальности же вся ответственность за выполнение этой программы была возложена на Гарри Гопкинса – советника и самого близкого друга президента Рузвельта. 2 мая 1941 года было создано специальное агентство по координации иностранной помощи – Division of Defence Aid Reports (DDAR), ответственным исполнителем которого стал генерал-майор Дж. Бернс, отлично зарекомендовавший себя работой в министерстве обороны еще в годы Первой мировой войны. Наконец, в октябре 1941 года президент особым указом преобразовал агентство в Администрацию ленд-лиза – Office of Lend-Lease Administration (OLLA), во главе которой был утвержден бывший председатель правления директоров «Ю.С. стил корпорейшн» и вицепрезидент «Дженерал моторс» Эдвард Р. Стеттиниус, а его помощником и ответственным исполнителем – все тот же Дж. Бернс. С вступлением США в войну, в соответствии с новой концепцией ленд-лиза, OLIA приобрела вполне законченную структуру. Были созданы объединенные союзные управления по распределению амуниции, сырья, продовольствия, во главе которых стояли штабы, составленные из высокопоставленных офицеров различных родов войск американской и британской армий.