• техническое обеспечение заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;
• кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.
В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.
Таблица 4
Система кадровой документации
Вид кадрового документа
Функции документирования
I. Стратегические документы по управлению персоналом
Кадровая политика
Составление документа.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
План реорганизации структуры персонала компании
Составление документа
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
II. Документация по персоналу
Анкета претендента
Прием.
Распределение.
Регистрация
Заявление о приеме на работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о приеме на работу
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Трудовой договор (соглашение)
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Подписка о неразглашении конфиденциальной информации
Прием.
Распределение.
Регистрация
Трудовая книжка
Прием.
Распределение.
Регистрация
Личное дело сотрудника
Хранение.
Справочная работа
Заявление о переводе на другую работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о переводе на другую работу
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Заявление о предоставлении отпуска
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о предоставлении отпуска
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Приказ о поощрении
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.