Следует учитывать, что составление процессуального документа неуполномоченным должностным лицом влечет за собой его недействительность, а в определенных законом случаях и невозможность использования в качестве доказательства по уголовному делу.
Согласно ч. 4 ст. 7 УПК РФ определения суда, постановления судьи, прокурора, следователя, дознавателя должны быть законными, обоснованными и мотивированными.
Указывая мотивы принятия того или иного процессуального решения, следует приводить конкретные обстоятельства, свидетельствующие о законности и обоснованности принимаемого уполномоченным должностным лицом решения со ссылками на соответствующие положения УПК РФ.
В случае отказа участнику уголовного процесса в удовлетворении его ходатайства (заявления, жалобы) в процессуальном документе должно содержаться мотивированное разъяснение такого решения, позволяющее в случае его обжалования оценить правомерность вынесенного решения.
В процессуальном документе следует указывать правовую основу принимаемого решения, а именно номера статей УПК РФ, предусматривающих полномочия должностного лица на принятие такого решения или совершение процессуального действия. При этом, если возможность принятия того или иного процессуального решения предусмотрена несколькими статьями УПК РФ, следует указывать все статьи, регулирующие порядок реализации соответствующего полномочия.
При заполнении резолютивной части процессуального документа, начинающейся после слов «определил», «постановил», «решил», следует указывать краткое изложение принятого решения с указанием соответствующих статей УПК РФ, предусматривающих возможность принятия такого решения. При этом, если статья УПК РФ предусматривает возможность принятия нескольких видов решений в резолютивной части обязательно указывается пункт или подпункт статьи, на основании которого было принято решение.
Формулировка принимаемого решения должна по возможности точно воспроизводить положения УПК РФ, предусматривающие ее принятие.
Разъясняя порядок обжалования вынесенного процессуального документа, следует учитывать, что УПК РФ предусматривает обжалование не любого процессуального документа, а только тех, обжалование которых им прямо предусмотрено.
Разъяснение порядка обжалования процессуального документа возможно путем включения в текст документа соответствующих положений статей УПК РФ о лицах, имеющих право обжаловать процессуальный документ, о сроках обращения с жалобой и порядке подачи жалобы, а также порядке получения информации о дате и времени рассмотрения жалобы вышестоящим органом (должностным лицом) либо путем включения в процессуальный документ сведений о разъяснении лицу порядка его обжалования с проставлением отметки участника производства по делу о том, что порядок ему разъяснен в виде его фамилии, инициалов, подписи и даты. Второй вариант возможен только в тех случаях, когда все участники производства по делу, имеющие право обжаловать процессуальный документ, непосредственно присутствуют при его вынесении.