Предоставление нужной информации нужным людям в нужный момент является одним из определяющих факторов успеха проекта. Следуя этому правилу, невозможно переборщить взаимодействия.
Во второй части этой главы мы более подробно рассмотрим удачные и неудачные методы взаимодействия и многие другие навыки общения.
Организационные технологии
«Куда я дел ключи?» Вы когда-нибудь задавали себе этот вопрос, выбегая из дома на работу или на важную встречу? Я сталкивалась с этой проблемой постоянно, пока не прибила рядом со входом в гараж крючок, куда стала вешать ключи, приходя домой. Этот незначительный пример наглядно демонстрирует, как организационные навыки помогают в управлении проектами. Если каждое утро тратить время на поиск ключей, что-то остается несделанным (например, вы не успеете проскочить час-пик). Это также относится и к проектной работе. Если постоянно терять время на поиск нужных документов, пачками разбросанных по всему офису, или полдня тратить на второстепенные вопросы и электронную почту, работа идет вхолостую, а драгоценное время можно было бы провести, решая более существенные вопросы.
Так как же регулировать всю эту проектную информацию и выделять важные сообщения и проблемы в течение дня? Некоторые основные организационные методы дадут вам нужное направление мыслей. Помните, в главе 1 «Строительство фундамента» мы обсуждали различные способы сбора информации с использованием журнала проекта или интранета компании? Это и есть один из организационных методов, который можно непосредственно применять для любой проектной документации. Осуществление всей канцелярско-бумажной работы в одном месте почти автоматически организует проектную деятельность (конечно, при условии, что вся информация действительно будет размещена в журнале или в соответствующих папках на сервере). В последующих главах мы поработаем с журналом проекта, включая его содержание и способы внесения информации. Этот метод, конечно, упорядочит проектную документацию, но что делать с распределением времени и всеми этими электронными сообщениями, голосовой почтой (автоответчиком), постоянными вмешательствами извне? Я перечислил всего лишь несколько проблем, возникающих по ходу дела.
Организация работы – тема, охватывающая многие аспекты, включая планирование времени, определение приоритетов и информацию. Рассмотрим некоторые методы работы в каждой из областей.