Отправитель – лицо или группа, формулирующая содержание сообщения.
Получатель – лицо или группа, которым адресовано сообщение.
Методы взаимодействия
Сообщение, являющееся предметом обмена, а также его содержание могут иметь различные формы. Две основные формы взаимодействия – письменная и устная. Мы обмениваемся устной информацией при помощи произнесенных слов на собраниях, по телефону, при личной встрече, либо мы используем письменные формы, такие как электронные письма, меморандумы, отчеты. В зависимости от обстоятельств, какустная, так и письменная формы взаимодействия могут быть формальными и неформальными обменами.
Устная коммуникация
При индивидуальном общении с заинтересованными лицами менеджеры проектов должны, как правило, пользоваться неформальным подходом. То же самое относится к личной беседе с членами проектной группы. Благодаря неформальному общению вы выглядите доступным и дружелюбным. Такая открытость пригодится впоследствии, когда возникнут проблемы, о которых члены группы могут бояться докладывать. Но при наличии опыта открытого и естественного диалога с вами они гораздо охотнее поделятся возникшими трудностями. При строгой и формальной взаимодействия, когда сотрудники не знают, в какой момент упадет топор, вы вряд ли получите важную информацию по проекту до тех пор, пока не станет слишком поздно.
На собраниях проектной группы и текущих заседаниях лучше использовать более формальный подход, предварительно составив повестку дня и определив тему собрания. Это обеспечит порядок на собрании, а формальная структура взаимодействия передаст важность и серьезность события.
Менеджеры проектов должны проводить собрания проектной группы и составлять текущие отчеты, используя формальный и единообразный подход.
Письменная коммуникация
Письменная коммуникация, как правило, более формальна, чем устная, за исключением электронной почты. Электронная коммуникация может вестись в тоне и форме неформальной беседы. Я рекомендую по возможности избегать такого стиля электронной корреспонденции, так как она может быстро перейти в категорию шума. Электронные письма должны быть краткими и информативными, исключать праздную болтовню. И никогда не сообщайте в электронном письме информацию, которую вы хотели бы скрыть от своих коллег.