В правилах процедуры обычно содержатся нижеследующие основные положения. Принимать участие в международной конференции правомочны все заинтересованные в обсуждаемых проблемах стороны. Непризнание той или иной стороны кем-либо из участников не может служить препятствием для ее приглашения. При согласовании позиций относительно круга и количества участников конференции государства, как правило, исходят из существа, цели и характера конференции, а также максимального участия всех заинтересованных сторон. Необходимо также позаботиться об участии в конференции наблюдателей.
Институт наблюдателей в последнее время получил широкое распространение. Он позволяет государствам, по каким – либо причинам не готовым связывать себя решениями конференции, но заинтересованными в обсуждаемых проблемах, получать информацию о происходящем на конференции как бы из первых рук.
Присутствие на конференции наблюдателей не означает, что государство становится ее официальным участником. Наблюдатели, с согласия участников переговоров, как правило, правомочны выступать на пленарных заседаниях, участвовать в дискуссиях, но не участвовать в выработке и принятии решений.
Состав делегаций определяется в ходе предварительных переговоров, на которых обычно устанавливается максимальное количество полномочных представителей, их заместителей, экспертов, советников, технического и обслуживающего персонала. Общие правила, касающиеся состава делегаций на конференциях, закреплены в Венской конвенции о представительстве государств в их отношениях с международными организациями универсального характера 1975 г. Каждая делегация представляет лишь одно государство и обладает одним голосом при принятии как процедурных, так и итоговых решений.
В начале работы конференции назначается комитет по проверке полномочий, выполнив свою функцию, немедленно представляет доклад конференции. Процедура аккредитации на конференции связана с юридическим статусом представителей и предусматривает сдачу делегатами своих полномочий, предоставление (подтверждение) полномочий, которые удостоверяют их личность и позволяют действовать от имени их государства. Полномочия должны выдаваться соответствующими органами каждой страны и подлежат, как правило, проверке в комитете по аккредитации конференции, который докладывает на пленарном заседании о результатах аккредитации.