Конференция избирает из числа представителей государств-участников конференции должностных лиц: председателя, заместителей председателя, основного докладчика, председателя редакционной комиссии.
Секретариат конференции включает, как правило, генерального секретаря и такого количества персонала, который потребуется для надлежащего обслуживания конференции. Персонал секретариата формируется из числа лиц, предоставляемых принимающей стороной, а также административно-технического персонала делегаций. Техническое обслуживание конференций, созываемых международной организацией, осуществляется секретариатом организации. Секретариат обеспечивает устный перевод выступлений на заседаниях; получает, переводит, размножает, выдает и распространяет документы, осуществляет стенограмму и звукозаписи заседаний и обеспечивает их расшифровку, сохранность и целостность документов конференции; выполняет всю другую работу, которая необходима для подготовки и проведения конференции. Персонал секретариата вправе делать устные и письменные заявления по любому рассматриваемому вопросу, давать справки по просьбе председателя или делегаций.
На своем первом заседании конференция избирает председателя; подтверждает правила процедуры, повестку дня; выбирает должностных лиц конференции, принимает решение об организации своей работы.
Никто не может выступать на конференции, не получив предварительного разрешения конференции. Слово выступающим председатель предоставляет в том порядке, в котором они заявили о своем желании выступить. Составление списка выступающих поручается секретариату. Конференция может установить временный регламент для выступления. Предложения и поправки по существу вопросов представляются в письменной форме в секретариат конференции, который рассылает их всем делегациям. В это время решается также вопрос об открытых и закрытых заседаниях. На закрытых заседаниях присутствуют только участники конференции, на открытые допускаются наблюдатели, приглашенные, представители средств массовой информации и общественности.
На конференции обычно создаются следующие комитеты:
по проверке полномочий;
по обеспечению работы конференции;
по обсуждаемым проблемам;
редакционный комитет по подготовке решения и др.
Обычно языком всемирной межправительственной конференции является английский, французский и язык государства, на территории которого проводится конференция. При проведении конференций под эгидой ООН ее языками будут официальные и рабочие языки ООН. Но любой представитель может выступать на языке, который не является языком конференции, если соответствующая делегация обеспечивает устный перевод на один из таких языков.