Уже на самой конференции, после принятия правил процедуры, начинается согласование позиций сторон относительно итогового документа. На практике этот процесс заключается в согласовании различных вариантов проектов документа, внесенных предварительно участниками конференции, выработке нового проекта, который берется за основу, и выработка окончательного текста путем обсуждения на пленарных заседаниях, внесения делегациями поправок и предложений. Содержание переговорного процесса заключается в столкновении интересов и согласовании позиций сторон, то есть лежит одновременно в плоскости борьбы и сотрудничества. При этом, переговоры включают в себя всю совокупность пленарных заседаний, выступлений делегаций, работу согласительных и редакционных комиссий, бесед и контактов в неформальной обстановке, направленных на сближение позиций и на достижение общих целей международной конференции.
Таким образом, в рамках международных конференций согласование позиций достигаются посредством процедур и переговоров, которые не всегда открыты для широкой общественности на ранней стадии и всегда открыты на заключительном этапе.
Поскольку содержание позиций участников конференции в большей или меньшей степени отличаются друг от друга, то их согласование и фиксирование в тексте итогового документа возможно лишь в результате взаимных уступок и компромиссов. Конференция заканчивается успешно, только в том случае, когда в процессе согласования позиций, удельный вес сотрудничества превышает удельный вес разногласий.
Правилами процедуры обычно устанавливаются дата и место проведения конференции. Как правило, эти вопросы обсуждаются заранее и включаются в повестку дня конференции, охватывающую перечень проблем, которые будут обсуждаться на конференции. Во временную повестку дня или ее проект вносят темы и вопросы, которые предстоит решить в ходе дискуссий, а также очередность обсуждения каждого из них. Проект повестки дня, как правило, рассылается задолго до начала конференции, чтобы дать возможность участникам полнее ознакомиться с проблематикой, предложенной для обсуждения.
Правила процедуры международных конференций представляют собой совокупность правовых норм, регулирующих отношения между государствами, являются для них обязательными и носят общий для всех участников характер, то есть по юридической природе являются международными правовыми нормами. Таким образом, если исходить из рассмотрения международной конференции как относительно самостоятельной формы международного общения, то с полной уверенностью можно утверждать, что правила процедуры следует считать особым видом международного договора [15, с.47].