Особое значение имеют волевые качества руководителя делегации. В данном случае речь идет о целевой индивидуальной установке «главного переговорщика» в отношении результата, которого ему предстоит достичь на переговорах. Предполагается, что индивиды с высоким уровнем ожиданий выигрывают переговоры. Во всех случаях, когда одна из договаривающихся сторон обладала высоким уровнем ожиданий, а другая – низким, побеждала сторона с высоким уровнем ожиданий. Не следует упускать из виду и то, что делает переговорщика уязвимым, в частности такие недостатки, как самонадеянность, тщеславие, вспыльчивость, неумение проявлять выдержку и терпение.
К сожалению, не всегда руководитель делегации владеет достаточными навыками ведения международных переговоров. В таком случае, целесообразно еще до начала переговоров распределить неформальные обязанности между членами делегации: кто за что отвечает. Полезно также ещё в «домашних условиях» провести репетицию по этому поводу (в театральном сообществе это мероприятие называют «прогоном»), на котором спроектировать и проработать каждый вариант, каждую деталь переговорного процесса. Руководителю делегации стоит дать почувствовать каждому участнику его персональную значимость в переговорах, побудить вносить свои, порой отличные от других, предложения. Для успешного ведения переговоров важно добиться слаженности работы всей делегации, уважительного отношения к мнению других переговорщиков, умению работать в команде, принятию окончательного решения по предмету переговоров консенсусом. В таком случае можно рассчитывать на высокую результативность переговорного процесса.
Делегация на международной конференции состоит из главы делегации, его заместителя, членов делегации, в некоторых случаях заместителей членов делегации, советников, экспертов, переводчиков, технического персонала.
Большой вклад в работу делегаций вносят советники и эксперты. Они составляют важнейшее ее звено. Принципиальной разницы между ними нет. Советники, как правило, имеют больший опыт, более широкий диапазон знаний, на них возлагается большая ответственность, они старше экспертов по дипломатическому рангу. Эксперты выступают в качестве специалистов по отдельным вопросам, готовят проекты документов, тексты выступлений по вопросам, закрепленным за ними.