Заранее уславливаются, что председательствовать на переговорах будет руководитель делегации страны, на территории которой проходят переговоры, либо руководитель делегации по принципу ежедневной ротации, или иным согласованным образом. Правило алфавитного порядка действует и в том случае, если заблаговременно не договорились о какой – либо иной процедуре.
Представление делегаций на переговорах происходит следующим образом: первым представляется глава делегации принимающей стороны и представляет (по убывающей) членов своей делегации. Затем то же самое делают руководители других делегации. Такой порядок подчеркивает уважение к гостям, поскольку, согласно общим правилам, вначале представляются делегаты, имеющие статус ниже. На переговорах, проводимых в Исполнительном комитете СНГ, следуют правилу, согласно которому делегации представляет должностное лицо, открывающее переговоры.
Обмен подарками (сувенирами) осуществляется на первой встрече. Вначале сувениры вручает принимающая сторона, а затем гости.
В двусторонних переговорах роль фактического председательствующего выполняет руководитель делегации страны, на территории которой проводятся переговоры. В начале переговоров он приветствует гостей и, как правило, приглашает их первыми высказаться по повестке дня и существу подлежащей обсуждению проблемы. Если двусторонние переговоры проходят на территории третьего государства, то их участники договариваются о поочередном выполнении функций председательствующего, например, меняясь в этом качестве каждый день.
Заметим, что выступать от имени государства при разработке текста договора, могут не все переговорщики, а лишь лицо, наделенное для этого необходимыми полномочиями. В голосовании пронимают участие не все члены делегации, а делегация в целом. Здесь срабатывает общепринятое в международных отношениях правило – одна делегация – один голос.
В перерывах между заседаниями рекомендуется устраивать кофе – брейк, по существу, используемый не только для отдыха делегатов, но и для неформального общения переговорщиков. Иногда неформальные беседы между делегатами приносят больше пользы, чем за переговорным столом, когда ведется аудио – и – видео запись и нередко не позволяет говорить то, что допускает конфиденциальная обстановка. Потом, естественно, каждый из собеседников пишет краткий отчет, в котором анализирует вопросы, интересовавшие другую сторону. Роль переговорщиков не только в том, чтобы делать на официальных заседаниях аргументированные заявления, вытекающие из позиции государства и инструкций центра, но и в том, чтобы уметь разъяснить в неформальной обстановке отстаиваемую позицию, убедить партнёров в её логичности, объективности и сбалансированности. А полезные сведения можно получить только тогда, когда что-то сообщишь своему собеседнику по интересующему его вопросу. Переговорщик должен не только услышать, но правильно понять смысл и суть соображений, высказанных в неформальной обстановке, выявить природу позиции другой стороны, разобраться не только в тексте, но и подтексте, в подоплеке возражений на свой предложения. Взвешенное отношение к неформальному общению подчас приводит к тому, что вопрос, вначале казавшийся абсолютно не разрешимым, в последующем успешно заканчивается согласованием позиций. Не лишним будет подобрать помещение для работы согласительной или редакционной комиссии, а также помещение для двусторонних встреч с глазу на глаз руководителей делегаций.