Расходы Банка России. Целесообразность, контроль и аудит - страница 16
Так, технология коллективного планирования сметы хозяйственных расходов и капитальных вложений позволяет привлечь к процессу бюджетирования сотрудников всех потребляющих подразделений в рамках заявочной компании. Повышается точность бюджетов за счет детализации статей, распределения ответственности между планировщиками. Становится ясно, как будут расходоваться средства, какие затраты можно и нужно сократить. Кроме того, происходит полный и оперативный контроль за расходованием средств. Все распоряжения на платежи, которые вводятся в БХР, автоматически контролируются на перерасход запланированных остатков по статье бюджета. Встроенные в приложение механизмы электронного документооборота позволяют настроить необходимые маршруты согласования и визирования бюджетных документов, что делает этот процесс прозрачным для всех его участников.
Приложение позволяет сделать детальное представление о потраченных средствах. Для выполнения акцептованных платежей и учета совершенных оплат приложение БХР интегрируется с автоматизированной банковской системой (далее – АБС). Для проведения платежа АБС передаются данные платежного поручения, сформированные в БХР по согласованным распоряжениям на платежи, а из АБС – данные об оплате. На основании последних в БХР рассчитывается фактическая смета и готовится «план-факт» отчетность, отчеты по динамике БХР[10]. Так, например, акционерный коммерческий банк «Транскапиталбанк» реализовал в 2009 г. указанный проект автоматизации управления административно-хозяйственными расходами. Этот опыт интересен, поскольку банк обладает 69 офисами в 17 субъектах России, т. е. имеется необходимость централизованного управления расходами территориально удаленных подразделений. На рис. 2.1 представлена схема ведения бюджета хозяйственных расходов банка.
Рис. 2.1 – Реализованная в системе технология ведения бюджета хозяйственных расходов АКБ «Транскапиталбанк»
До внедрения новой технологии управления затратами, в банке велось годовое планирование хозяйственных бюджетов с ежеквартальными корректировками. В процессе участвовали сметообразующие подразделения, отвечающие за формирование сметы на основании заявок потребляющих подразделений. Для планирования использовались привычные Excel-таблицы. Планы в Excel-формате подразделения пересылали в Департамент финансового планирования и контроллинга, где проходил контроль и утверждение. Согласование платежей осуществлялось на бумажных носителях-оригиналах или копиях документов, что, с учетом территориального распределения подразделений головного офиса, значительно замедляло процесс.