Структурно, документ является совокупностью нескольких реквизитов.
Реквизиты документа – это обязательные характеристики, которые должен содержать документ для его однозначной идентификации.
Сами по себе данные не являются информацией. Это лишь сведения, тем или иным способом зафиксированные на определенном материальном носителе.
Информация – это сведения, независимо от формы их представления, усваиваемые субъектом в форме знаний.
В широком смысле информация – это общенаучное понятие, определяющее процессы обмена сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Таким образом, информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, увеличивающие знания об их параметрах, свойствах и состояниях у наблюдающего субъекта.
Термин «информация» имеет множество определений, которые сводятся к 4 подходам к пониманию информации.
1) Количественный (синтаксический) подход: информация – это любое сообщение, любая (в том числе произвольная) последовательность символов. При таком подходе практически отождествляются понятия «данные» и «информация».
2) Семантический (смысловой) подход: информация – смысл сообщения, полученный в результате его интерпретации.
3) Прагматический подход: информация – сообщение, которое имеет ценность, значимость для субъекта. Информация, не обладающая ценностью, называется тривиальной.
4) Статистический подход: информация – сообщение о состоянии системы, уменьшающее неопределенность знаний о ней.
На основе статистического подхода была введена единица измерения информации – бит (от англ, binary digit) – количество информации, необходимое для полного описания состояния системы с двумя равновероятными исходами.
Информация неотделима от процесса получения сведений и их фиксации в виде данных. В этом смысле данные являются ресурсом для получения информации.
Ресурсы – запасы, источники чего-либо.
Информационные ресурсы – это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации в самых разных областях знаний и практической деятельности.
Законодательство Российской Федерации под информационными ресурсами подразумевает отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах.
Информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов и информационной инфраструктуры.