Меня достаточно часто спрашивают о том, есть ли какая-то форма служебной записки, оформляемой ответственным за расходование статей бюджетов, с ходатайством об их увеличении в процессе работы (исполнения утвержденных ранее бюджетов).
Как и в случае с форматами бюджетов и аналитической запиской, подготавливаемой к бюджетам, какой-то типовой формы подобной записки не существует. Опять-таки нужно отметить, что форма может быть любая. Главное – содержание.
В содержание служебной записки по увеличению расходов как минимум должно быть следующее:
причина (обоснование) увеличения расходов;
предложения на будущее по устранению (или минимизации влияния) данной причины.
Без этих двух позиций такие заявки приниматься не должны.
При этом нужно учитывать, что, как правило, все «ответственные товарищи» в качестве причин увеличения затрат будут указывать форс-мажор, хотя в большинстве случаев это либо кривое планирование (или учет) или «косяки» в работе.
Поэтому и предложения должны быть связаны или с улучшением системы бюджетирования (в данном случае улучшения планирования и управленческого учета) или повышением эффективности работы самих объектов бюджетирования (бизнес-процессов, проектов, центров финансовой ответственности).
Формы – не главное в бюджетировании и управленческом учете
Во многих компаниях внедрение системы бюджетирования сводится к разработке форм бюджетов.
Ко мне достаточно часто обращаются именно с такой постановкой задачи. Формулируется она примерно так: «Разработайте нам правильные формы бюджетов, чтобы у нас заработала система бюджетирования». Причем это просят сделать за пару недель или за месяц.
И на моих семинарах по бюджетированию и управленческому учету то и дело спрашивают о том нет ли у нас каких-то стандартных форм бюджетов, которые можно было бы взять за основу и использовать практически сразу же. Правда, нужно отметить, что подобные вопросы могут задавать только в начале семинаров, т.к. к концу всем уже становится очевидна, мягко говоря, некорректность постановки такого вопроса.
На самом деле формы, конечно, можно разработать и их даже будут как-то заполнять, но никакого отношения к системе бюджетирования весь этот, с позволения сказать, процесс иметь не будет.
У многих нет понимания, что бюджетирование – это система управления, а не процесс заполнения форм (см.