Этикет делового письма - страница 8
Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, заголовок к тексту.
К сожалению, в данном образце (илл. на стр. 33) отсутствует обязательная отметка об исполнителе с указанием фамилии, имени и отчества и номера его телефона. Кроме того, текст документа не отформатирован (внизу большое пустое поле), что косвенно может свидетельствовать о небрежности исполнителя.
Сопроводительные письма
Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п.
Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится.
Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов:
– направляю информацию,
– возвращаем справочные материалы,
– возвращаем подписанный с нашей стороны договор,
– посылаем справочную литературу.
Циркулярные письма
К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.
В то же время, циркулярное письмо может содержать конкретное поручение вышестоящей
Письма, выражающие соболезнование
Письма со словами соболезнования служат для выражения сочувствия и поддержки в трагических и печальных ситуациях. Это одно из самых трудных писем, требующих от их составителя особого чувства такта. Письмо должно быть кратким и, в то же время, максимально сердечным и утешительным. Поводом может быть смерть человека, инвалидность, тяжелая травма в результате автомобильной аварии, пожара, природных катастроф и т. д. Их принято направлять сразу после известия о трагической ситуации.
Письмо-соболезнование обычно оформляют на фирменном бланке с подписью. Фирменный бланк может быть изготовлен с траурной рамкой.
В качестве примера – текст соболезнования губернатора Санкт-Петербурга в связи с кончиной народной артистки России З.М. Шарко.
Выражаю самые искренние и глубокие соболезнования родным, близким, друзьям, коллегам и поклонникам народной артистки России Зинаиды Максимовны Шарко в связи с ее кончиной.