Во-вторых, нужны минимум две первые и две вторые подписи на случай отсутствия, например, в отпуске, генерального директора или главного бухгалтера – подписывать платежи будут их заместители. Иногда дублеры просят повышения зарплаты, так как боятся ответственности, но об этом должен заботиться генеральный директор.
В-третьих, убедитесь, что для всех, кроме генерального директора и главного бухгалтера, сроки доверенности для подписи достаточно долгие, и следите за истечением срока действия доверенностей. Обязательно знать, что генеральный директор получает право на первую подпись без доверенности, на основании приказа о его назначении, подтвержденного выпиской из ЕГРЮЛ8. Но у директора есть срок полномочий, определенный в том числе его трудовым договором. Хорошие банки следят за сроками полномочий директора. Значит, должны следить и вы, и заранее предупреждать об истечении сроков и просить ответа от генерального директора, как быть с первой подписью. Следите также за сроками действия электронных подписей (те самые флешки или логины и пароли, о которых было сказано ранее). Как правило, банк не выдает бессрочных инструментов цифровой подписи. Разумеется, гендиректор или главбух не должны следить за сроками – это ваша работа. В зависимости от прогрессивности банка процесс обновления цифровой подписи может занять от одного дня до двух недель.
В-четвертых, если у вас филиальная структура или много дочерних предприятий и вы следите за подписями по всем компаниям, то вам, безусловно, нужна таблица, в которой по всем банковским счетам будет указана информация о подписанте, его статусе (работает ли на указанной для банка должности), сроке действия доверенности, сроке действия полномочий директора, сроке действия цифровой подписи, сроке действия банковской карточки. Вы заранее должны следить, что процесс обновления карточки или ключа запущен.
В-пятых, снова о дочерних структурах и о лояльности. Если есть юридическая возможность, например, договор управления между корпоративным центром и дочерней структурой, имеет смысл в дублеры к генеральному директору ставить своих людей из управляющей компании.
Немного о плохом: к чему может привести право подписи.
• Компания осуществляет платеж (например, поставщикам), имея задолженность по заработанной плате перед сотрудниками или государством; в таком случае «первая подпись» серьезно рискует, – это преступление. К сожалению, очень многие топ-менеджеры идут на риск в надежде, что сложности временные и вот-вот задолженность по налогам и перед сотрудниками будет погашена. Но белая полоса не наступает, и приходит час расплаты – уголовные дела отнюдь не редки. Но, к счастью, вы не генеральный директор и не вам принимать решение.