- В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи: 1. Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя; 2. Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация; 3. Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д. 4. Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников; 5. Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации.
Чем дальше я читала, тем страшнее мне становилось. Как я справлюсь со всем этим? Порой в своем шкафчике не могу навести должный порядок, придерживаясь полного бардака и хаоса среди вещей, а здесь выставляют такой большой перечень требований, что невольно возникает мысль сбежать, пока не поздно.
- Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря. - Продолжила читать, словно свой смертный приговор. - Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений; ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.); организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.; участие в общих собраниях и совещаниях; доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
О! Вот это я могу. Последний пункт требований к секретарю мне больше всего пришелся по душе.
Признаться, прежде я думала, что секретари – это «принеси, подай и не мешайся». А тут вот оно как. Сурьезное дело намечается.
Два часа я просидела за своим столом, изучая график деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий шефа, составленный, должно быть, его прежним секретарем. Вкратце ознакомилась и с самой компанией, т.е чем она занимается, в каких именно отраслях мы работаем. Прежде, работая в почтовом отделе, меня это не так уж и интересовало. Но сейчас, я так увлеченно погрузилась в чтение о компании, что не сразу заметила проходящую мимо моего стола девушку. Направлялась она в кабинет Дениса Станиславовича.