Помимо официальных изданий (прежде всего для определения дат жизни) широко использовалась многочисленная и разнообразная генеалогическая литература (как XIX в., так и появившаяся в последние 20 лет) и некрополи (прежде всего многотомные издания начала XX в., осуществленные под покровительством Вел. князя Николая Михайловича). Тем не менее, некоторое число лиц, отвечающих критериям включения в словарь (едва ли превышающее 3–4%), было все-таки пропущено.
* * *
Справки о включенных в словарь лицах составлены по единой схеме и включают, по возможности, следующие данные: 1) фамилия, имя и отчество; 2) сведения о рождении и происхождении; лица, достоверно принадлежащие к одному роду отмечены «*» после фамилии (если это не очевидные случаи); 3) время поступления на службу и производства в первый классный чин (в скобках указывается полученное образование, если его удалось установить), при этом в случаях перехода с военной службы указывается последний военный чин с датой его получения; 4) даты производства в высшие чины; 5) род деятельности или ведомство (для служивших в последние годы перед 1917, а также в ряде случаев ранее, названы занимавшиеся ими наиболее значимые должности); 6) время отставки и смерти. В конце в косых скобках дается дата последнего упоминания в списках по старшинству, которая при отсутствии иных данных дает представление о времени окончания службы (хотя в ряде случаев исключение из списка могло сильно запаздывать).
При этом соблюдались следующие принципы. Написание фамилий (они часто даже в официальных изданиях разных лет и разных ведомств при обозначении не только представителей одного рода, но и одного и того же конкретного лица писались различным образом) принято в том виде, в каком фамилия данного рода обычно писалась в официальных изданиях в более позднее время (в конце XIX – начале XX в.). Родовые титулы и дворянские предикаты «фон» и «де» (по смыслу и значению своему неотделимые от фамилий), помещены перед фамилией, как это и было принято. При этом представители титулованных родов или ветвей рода помещены после своих нетитулованных однофамильцев или родственников. Иностранцы и представители Остзейского края и Финляндии приводятся в словаре с теми именами и отчествами, с которыми они известны на службе, обычно созвучными данным при рождении: Василий – Вильгельм, Федор – Фридрих и т. д. (тогда как в некрополях и генеалогических росписях они чаще всего значатся под своими природными именами).