Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - страница 7

Не паникуйте. Разложите дела по степени срочности исполнения. Скажем, по следующим признакам:

• срочно;

• в течение нескольких дней;

• к следующей неделе;

• к началу месяца.

Оптимальная реакция на то или иное дело (в зависимости от его срочности и важности) представлена в табл. 1.1. Если же какой-то пункт переходит из списка в список в течение многих недель, напрашивается вопрос: есть ли вообще необходимость в его осуществлении?

Таблица 1.1

Небольшие усилия помогут превратить ваш ежедневник в источник ценной информации для анализа расходования времени:

• Справившись с делом и зачеркивая запись, укажите (хотя бы ориентировочно) затраченное на него время.

• Если дело выполнено полностью, зачеркните его, например, прямой сплошной чертой; если не полностью – волнистой; если это дело на поверку оказалось не вашим – пунктирной линией (подобные условные обозначения, несущие дополнительную информацию, каждый может подобрать для себя сам).

Просмотр записей выявит особенности вашего делового стиля и использования вами времени.

Планированием лучше заниматься с утра. Если вы составили план в конце предыдущего дня, то утром проверьте себя («утро вечера мудренее»): за ночь треволнения предшествующих суток улягутся, мелочи отфильтруются, и понимание степени важности тех или иных дел станет более объективным.

Управление временем – это вопрос не только самого времени, но и решаемых задач. Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из 10 дел всегда найдутся два-три, осуществив которые вы уже будете довольны этим днем.

Это одно из проявлений принципа Парето (правила «80/20»): 20 % дел дают 80 % результата (рис. 1.1).

Не количество выполненных дел, а их важность – вот что определяет результативность дня!

Рис. 1.1. Принцип Парето при управлении временем

Некоторые управленцы, загруженные делами, чтобы избавиться от их обилия, начинают с мелких в надежде сократить их количество и уже затем сосредоточиться на важных делах. Но практика показывает, что чаще всего до важных дел руки так и не доходят.

Как прозорливо заметил в свое время вождь мирового пролетариата В. И. Ленин: